Dưới đây là danh sách kiểm tra (checklist) các công việc cần làm khi chuyển văn phòng để đảm bảo quá trình chuyển diễn ra suôn sẻ và hiệu quả:
1. Lập kế hoạch chuyển văn phòng
- Xác định ngày chuyển văn phòng cụ thể.
- Phân công nhiệm vụ cho các nhân sự.
- Thông báo lịch chuyển đến toàn bộ nhân viên.
2. Lập ngân sách cho việc chuyển văn phòng
- Tính toán chi phí cần thiết (vận chuyển, đóng gói, lắp đặt…).
- Tìm kiếm và báo giá từ các công ty dịch vụ chuyển văn phòng.
- Dự phòng một khoản chi phí phát sinh.
3. Thông báo cho các bên liên quan
- Thông báo địa chỉ mới cho khách hàng và đối tác.
- Cập nhật địa chỉ mới trên các nền tảng online (website, mạng xã hội…).
- Báo cho ngân hàng, dịch vụ bưu chính, các cơ quan quản lý.
4. Chuẩn bị đóng gói đồ đạc
- Lập danh sách các thiết bị, đồ đạc cần chuyển.
- Phân loại và dán nhãn rõ ràng các hộp để dễ tìm kiếm khi đến văn phòng mới.
- Thuê dụng cụ đóng gói chuyên dụng nếu cần (hộp, băng dính, bọt xốp…).
- Đảm bảo sao lưu dữ liệu và cẩn thận với các thiết bị điện tử.
5. Lên kế hoạch cho văn phòng mới
- Xác định vị trí đặt các bộ phận/phòng ban tại văn phòng mới.
- Kiểm tra hệ thống điện, nước, internet, điều hòa tại văn phòng mới.
- Sắp xếp và lên kế hoạch mua mới các thiết bị, nội thất cần thiết.
6. Kiểm tra hệ thống CNTT
- Liên hệ với bộ phận IT để hỗ trợ quá trình di chuyển máy tính, máy chủ.
- Đảm bảo hệ thống mạng, điện thoại hoạt động tại văn phòng mới.
- Kiểm tra các thiết bị có cần bảo trì, nâng cấp trước khi chuyển không.
7. Thuê dịch vụ vận chuyển
- Chọn công ty vận chuyển uy tín.
- Thương lượng giá cả và xác định các điều khoản chi tiết về thời gian, bảo hiểm.
- Xác nhận ngày giờ vận chuyển chính xác.
8. Kiểm tra lần cuối trước khi chuyển
- Đảm bảo tất cả đồ đạc đã được đóng gói cẩn thận.
- Kiểm tra an ninh và khóa kỹ cửa sau khi rời văn phòng cũ.
- Chụp hình và ghi chép hiện trạng đồ đạc trước khi vận chuyển.
9. Sau khi chuyển văn phòng
- Kiểm tra và lắp đặt lại tất cả các thiết bị theo sơ đồ sắp xếp.
- Phân chia đồ đạc và hướng dẫn nhân viên sắp xếp lại khu vực làm việc.
- Thông báo cho nhân viên các quy định mới tại văn phòng mới (nếu có).
10. Đánh giá và kiểm tra lại
- Đánh giá quá trình chuyển văn phòng, ghi nhận những gì đã làm tốt và chưa tốt.
- Lên kế hoạch cải thiện cho những lần chuyển văn phòng tiếp theo (nếu cần).
Mẹo bổ sung: Hãy luôn giữ liên lạc với công ty dịch vụ vận chuyển và nhân viên để xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh trong suốt quá trình di chuyển.
Chúc bạn chuyển văn phòng thuận lợi!
